• 档案基本问题解答


一、什么是档案?

根据1987年颁布的《中华人民共和国档案法》第二条规定,档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。


二、什么是高校档案?

高校档案是指在高等学校教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。它凝聚着全校教职工的奋斗成果、智慧和结晶,是学校历史的真实记载。

  

三、什么是收文和发文?如何做好收文和发文登记工作?

收文:是指上级部门、主管机关等下发的文件。这些应根据来文部门、事项、时间、文号等分别登记、归类,即做好收文登记工作。收文登记是文书处理的一个重要程序,有利于防止收文的紊乱、积压和丢失,有利于提高工作效率和保证归档公文的齐全完整。收文相对是比较复杂的,普发性的不归,两个以上收文单位的,主办单位归档。

发文:指本部门对校内发文和对校外行文。同样需要根据事项、文号、时间等分别登记、归类。这样便于发文的统计和查检。需要注意的是,对外行文时需要留存一份原件归档。无回复的需在备考表中注明

学校各部处应当做到有独立的收文登记本、发文登记本和内部请示登记本,收发文本各类目填写完整,文件运转(日期、份数、签收人)记录完整(收、发文登记本由档案馆统一制定,收文登记本红色,发文登记本绿色)。

  

四、什么是预立卷?如何做好文件材料的预立卷工作?

预立卷具体是指各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律,参照归档范围,预先编制文件材料预立卷类目。然后将办理完毕的文件根据文件材料预立卷类目分类存放。

开展良好的文件材料预立卷工作,能保证归档文件材料的齐全、完整、准确。从档案的“三率”,即归档率、完整率、合格率来看,档案的齐全、完整、准确和系统状况,基本上是由文件材料形成、积累状况确定下来的。就是说,文件材料预立卷工作,是档案的前期工作,它便于形成文件材料的业务部门在文件处理完毕、工作结束或告一段落后,把有保存价值的文件材料有条不紊、分门别类向档案部门归档,从而保证档案的齐全、完整、准确、系统。如果平时不注意文件材料的预立卷工作,到了归档时间,才手忙脚乱,翻箱倒柜,匆忙拼凑应付了事,就难以保证档案的齐全、完整、准确。

各部处应当根据本年度的情况,及时调整预立卷类目表编制规范的预立卷类目,要求能够反映部门基本工作常规工作的特点部门年度工作重点和所设任务,条款名称规范,依次设置编号。

  

一个单位的预立卷类目一般来说应包括以下几类

1)本单位工作计划、工作总结、大事记、党政会议记录等;

2)上级来文(办文随同归档)(主办单位归档);

3)本单位发文(批复在前,请示在后);

4)由本单位业务产生的文件材料。


五、什么是电子文件?电子文件如何归档?

顾名思义,电子文件就“电子”加“文件”,或者说是“数字化”和“文件”两个概念的交集。“文件”是电子文件的功能属性,“数字化”是电子文件的技术属性。

我国档案国家标准《电子文件归档与管理规范》GBT18894—2002)将电子文件定义为:“在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。”

现阶段电子文件一般有脱机和联机归档两种方式。脱机归档是将电子文件存入脱机载体后向档案部门移交归档保存。联机归档是通过计算机网络系统将电子文件传输至档案馆归档保存。

  

六、什么是立卷?组卷的方式有哪些?

立卷是将办理完毕并具有查考保存价值的文件材料,依其在形成过程中的联系和一定规律组合成为保管单位——案卷的工作过程。

在平时积累归卷基础上,按照归档范围,剔除无需归档的文件材料,对照收发文登记,调整检查每组文件是否齐全、完整。

组卷方式有两种:

一种是按年度进行立卷分类,将文件按其形成或针对的年度分开。如:

v一般文件归入形成年度

v跨年度的请示与批复,归入批复年度

v跨年度的规划、计划,归入文件内容针对的第一个年度

v跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度

v跨年度的会议文件,归入会议开幕的年度

v法规性文件,归入公布和批准年度


另一种是按问题为主进行立卷组合,将文件按其内容所反应的问题分开。如:

v会议文件,按届次组合

v非诉讼案件材料,按立案问题或按人组合

v统计、报表、名册等,按名称组合

v管理、业务活动形成的文件、材料,按单一问题组合

v工作计划、总结等,按责任者或名称组合

v简报按名称或期号组合

需要注意的是,两个以上部门共同办理的文件,由主办部门立卷归档。

  

七、卷内文件如何排列?

案卷内部文件材料的排列,一般按重要程度或时间顺序排列,如:

v批复在前,请示、报告在后

v正件在前,附件在后

v正本在前,定稿在后

v结论性材料在前,依据性材料在后。如评选先进的通知,上报的名单,和评选结果,结果在最前。


八、案卷由哪些文本组成?

一卷案卷一般由案卷封面、卷内目录、档案正文、卷内备考表四部分组成。将案卷和文件信息输入档案管理系统后,这些格式化文本可由系统打印完成。

成册的归档案卷,由档案馆加盖档案章并填写相关的案卷信息,如归档单位、起止时间、页数等。




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